Што рабіць, калі ваша сістэма выйшла з ладу падчас праверкі? Нашы прайшлі больш за 120 праверак - бездакорна

Дзень тэхагляду можа хутка пайсці не так. Я бачыў, як гэта адбываецца не раз. У папцы не хапае адной старонкі. Метка не адпавядае запісу. Член каманды даў два розныя адказы на адно і тое ж пытанне. У пакоі стала ціха, і ціск адразу ўзмацніўся. Гэта тая частка, якой баіцца большасць людзей. Яны не баяцца самой рэвізіі. Яны баяцца дробных памылак, якія ператвараюць звычайны дзень у дрэнны. Таму я вельмі сур'ёзна стаўлюся да падрыхтоўкі да праверкі. Я не пачынаю з доўгага кантрольнага спісу, які ніхто не чытае. Я пачынаю з сапраўдных болевых кропак. Я задаю тры простыя пытанні: што ў першую чаргу спытае інспектар? Якія дакументы яны захочуць убачыць адразу? Якая частка працэсу, хутчэй за ўсё, зламаецца пад ціскам? Калі я працую такім чынам, прабелы выяўляюцца рана. Я магу паправіць іх, перш чым хто-небудзь ступіць праз дзверы. Мой працэс застаецца простым. Я захоўваю адзін чысты файл для кожнай праверкі. Я сачу за тым, каб кожны запіс меў аднолькавую назву, дату і код. Я распавядаю камандзе пра найбольш верагодныя пытанні. Я аглядаю сайт так, як яго ўбачыў бы наведвальнік. Я таксама раблю кароткую пробную праверку. Гэты крок дапамагае больш, чым людзі чакаюць. У адным выпадку складская каманда, з якой я працаваў, захоўвала ўсе патрэбныя файлы, але скрынкі захоўваліся так, што блакавалі ключавы праход. Мы злавілі яго падчас трэніровачнага заезду. Перанеслі скрыні, выправілі маршрут, і сапраўдны агляд прайшоў спакойна. Дробная змена. Вялікі вынік. Я зразумеў, што добрая падрыхтоўка да агляду - гэта не ідэальны выгляд. Гаворка ідзе пра гатоўнасць, спакой і паслядоўнасць. Калі дэталь цяжка растлумачыць на месцы, я выпраўляю гэта да дня агляду. Калі працэс залежыць ад памяці аднаго чалавека, я запісваю гэта. Калі каманда дае розныя адказы, я зводжу іх разам і ліквідую разрыў. Пасля больш чым 120 аўдытаў урок застаецца нязменным. Каманды, якія працуюць добра, не тыя, хто кідаецца ў канцы. Менавіта яны трымаюць свае запісы ў чысціні, навучаюць сваіх людзей і правяраюць слабыя месцы, перш чым хто-небудзь спытае. Гэта тая падрыхтоўка, якой я давяраю.

Я ведаю гэта пачуццё. Праверка сістэмы можа ператварыць звычайны працоўны дзень у ціхі беспарадак. Людзі пачынаюць пытацца, дзе знаходзяцца журналы, якая версія даступная, хто ўхваліў змены і чаму адзін запіс не супадае з іншым. Я шмат разоў бачыў тую ж мадэль. Сістэма працуе. Калектыў працуе. Стрэс узнікае з-за адсутнасці доказаў, брудных запісаў і незразумелых крокаў. Гэта частка, якую большасць людзей выпускае з-пад увагі. Праверка сістэмы датычыцца не толькі таго, ці працуе інструмент. Гаворка ідзе пра тое, ці можна гэты працэс паказаць, растлумачыць і паўтарыць без здагадак. Я пабудаваў свой працоўны працэс вакол гэтай ідэі. Я трымаю наладу простай. Я захоўваю запісы, якія лёгка знайсці. Я сачу за тым, каб кожнае змяненне мела дакладны шлях ад запыту да праверкі і выпуску. Такі падыход зэканоміць шмат болю, калі прыходзіць чэк. На чым я засяроджваюся на практыцы: - Ачысціць журналы змяненняў Я запісваю, што змянілася, хто змяніў і чаму гэта змянілася. - Чысты кантроль доступу Я часта праглядаю дазволы, таму толькі патрэбныя людзі могуць дакранацца да патрэбных частак. - Асноўныя праверкі рэзервовага капіравання Я пацвярджаю наяўнасць рэзервовых копій і правяраю, што іх можна аднавіць. - Зацвярджэнне з магчымасцю адсочвання. Я захоўваю нататкі аб зацвярджэнні ў адным месцы, таму нікому не трэба шукаць па пяці інструментах. - Простае адсочванне праблем. Я запісваю праблемы на ранняй стадыі, а потым зачыняю іх дакладным выпраўленнем і дакладнай нататкай. Маленькі прыклад застаўся ў маёй памяці. Аднойчы я працаваў з камандай склада, якая ўвесь час не праходзіла ўнутраныя праверкі па адной простай прычыне. Іх сістэма была добрай, але кожны запіс жыў у іншым месцы. Адзін чалавек меў нататкі ў электроннай пошце. Іншы захоўваў узгадненні ў чаце. Трэці захоўвае скрыншоты ў папцы працоўнага стала. Калі з'явілася праверка, яны гадзінамі збіралі гісторыю. Мы змянілі толькі працэс. Я папрасіў іх весці адзін агульны журнал для кожнага абнаўлення. Для кожнага задання патрабавалася дата, назва, прычына і вынік. Мы таксама штотыднёва правяраем дазволы і стан рэзервовага капіравання. Наступны агляд прайшоў значна больш гладка. Камандзе не трэба было драніцца. Яны маглі паказаць, што адбылося, калі гэта адбылося і хто падпісаўся. Вось што я маю на ўвазе, калі кажу, што сістэма павінна быць гатовая да праверкі. Мой уласны метад просты: - запішыце - захоўвайце ў адным месцы - праглядзіце, перш чым хтосьці спытае - выпраўляйце невялікія прабелы раней - пазбягайце пошуку ў апошнюю хвіліну Мне падабаецца гэты метад, таму што ён паважае сапраўдную працу. Большасць каманд не церпяць няўдачу з-за недахопу намаганняў. Яны церпяць няўдачу з-за разрозненых доказаў і паспешлівага кіравання. Калі вы зараз рыхтуецеся да праверкі сістэмы, я б пачаў з трох пытанняў: - Ці магу я паказаць апошнія змены? — Можна патлумачыць, хто гэта зацвердзіў? - Ці магу я пацвердзіць, што правілы рэзервовага капіравання і доступу актуальныя? Калі які-небудзь адказ здаецца хісткім, гэта прабел, які трэба ліквідаваць. Я не гнаюся тут за вычварнымі фармулёўкамі. Я клапачуся пра спакойныя аперацыі, чыстыя запісы і працэс, які трымаецца, калі хтосьці задае складаныя пытанні. Гэта і ёсць сапраўдны камфорт. Калі пачнецца праверка, вы не ўгадаеце. Вы гатовыя.

Я ведаю пачуццё, якое ўзнікае перад аглядам. Каманда заціхае. Людзі пачынаюць двойчы правяраць дакументы. Адсутны часопіс, няшчыльная этыкетка або прабел у навучанні могуць ператварыць звычайны дзень у доўгі. Я бачыў гэта больш за 120 разоў падчас аўдытаў і праверак сайтаў, і адна і тая ж праблема працягвае з'яўляцца: большасць каманд не церпяць няўдачу, таму што ігнаруюць працу. Яны трапляюць у невялікія шчыліны, якія лёгка было не заўважыць. Мой шлях просты. Я гляджу на сайт так, як будзе глядзець на яго аўдытар. Я спачатку правяраю запісы. Я іду па падлозе побач. Я задаю камандзе кароткія прамыя пытанні. Я супастаўляю тое, што кажуць людзі, з тым, што паказваюць файлы. Вось дзе стрэс пачынае спадаць. Чысты ход праверкі звычайна зыходзіць з некалькіх асноўных звычак: я трымаю дакументы, якія лёгка знайсці. Журналы каліброўкі, навучальныя файлы, запісы ачысткі і кантрольныя спісы знаходзяцца ў адной зразумелай сістэме. Сачу за тым, каб калектыў ведаў распарадак дня. Людзі павінны ведаць, што рабіць, каму належыць кожнае заданне і дзе захоўваюцца доказы. Я выпраўляю невялікія праблемы, перш чым яны вырастуць. Выцвілая этыкетка, адсутнасць подпісу або запозненая чэкавая нататка могуць самі па сабе выглядаць маленькімі. Падчас аўдыту ён не адчувае сябе маленькім. Рыхтую простыя адказы. Калі аўдытар задае пытанне, каманда павінна адказаць фактамі, а не здагадкамі. Я захоўваю спакой падчас візіту. Раўнамерны тэмп дапамагае больш, чым паспешлівыя размовы. Адзін невялікі харчовы завод, з якім я працаваў, меў слабую сістэму ўліку і некалькі прапушчаных чэкаў. Каманда была ўпэўненая, што аўдыт будзе брудным. Мы ачысцілі файлы, скінулі штодзённы кантрольны спіс і правялі кароткі агляд супрацоўнікаў. У дзень рэвізіі кіраўнік мог адкрыць кожны файл без пошуку. Аўдытар рухаўся па сайце з меншай колькасцю паўз, і каманда адчувала сябе гатовай, а не выкрытай. Гэта тая частка, якая мяне цікавіць больш за ўсё. Я не імкнуся зрабіць сайт ідэальным на адзін дзень. Я дапамагаю камандам пабудаваць настрой, які вытрымае, калі хтосьці пачне задаваць складаныя пытанні. Калі ваш наступны агляд ужо здаецца цяжкім, я б пачаў тут: праверце запісы. Прайдзіцеся па падлозе. Пагаворыце з камандай. Зачыніце прабелы, якія пастаянна вяртаюцца. Трымайце доказ лёгка паказаць. Вось як я дапамагаю камандам супрацьстаяць праверкам з меншым ціскам і меншым узрушэннем у апошнюю хвіліну.

Я працую з камандамі, якія стаміліся ад сістэм, якія выглядаюць добра на паверхні і развальваюцца, калі пачынаецца ціск. Я бачу той самы боль зноў і зноў. Даныя становяцца бруднымі. Праверкі займаюць занадта шмат часу. Дробныя памылкі ператвараюцца ў працяглую наступную працу. Людзі губляюць давер да інструментаў, якімі яны карыстаюцца кожны дзень, і гэты разрыў даверу запавольвае ўсё. Вось чаму я клапачуся аб сістэмах, якія застаюцца чыстымі пры аглядзе. Наша сістэма прайшла больш за 120 аўдытаў. Я не кажу гэта як лозунг. Я кажу гэта таму, што праверкі хутка выяўляюць слабыя месцы. Яны паказваюць, ці лёгка сістэму праверыць, падтрымліваць і ці лёгка ёй давяраць, калі ад яе залежыць рэальная праца. Я гляджу на давер проста. Надзейная сістэма павінна дапамагаць людзям рухацца з меншымі сумненнямі. Гэта павінна весці запісы ў яснасці. Гэта павінна падтрымліваць стабільную працу. Гэта не павінна прымушаць каманды здагадвацца, што здарылася або з чаго пачалася праблема. Калі я размаўляю з карыстальнікамі, я чую адну і тую ж мэту. Яны хочуць менш сюрпрызаў. Яны хочуць менш перадач. Ім патрэбны працэс, які яны могуць растлумачыць без доўгіх нататак і вяртання назад. Я бачыў гэта ў рэальнай працы. Аднойчы кліент прыйшоў да мяне пасля таго, як штотыдзень праводзіў некалькі гадзін, выпраўляючы невялікія праблемы з запісамі. Іх каманда працавала нядрэнна. Сістэма проста рабіла простыя задачы больш складанымі, чым яны павінны былі быць. Пасля больш чыстай наладкі і больш жорсткай праверкі іх штодзённым працэсам стала лягчэй кіраваць. Каманда перастала задаваць адны і тыя ж пытанні зноў і зноў. Гэта змяненне зэканоміла час і знізіла стрэс. Гэта тая частка, якая мяне цікавіць больш за ўсё. Добрая сістэма не мае патрэбы ў гучных прэтэнзіях. Яму патрэбна выразная структура. Яму патрэбна стабільная праца. Яму патрэбна ўстаноўка, якая трымаецца, калі людзі правяраюць яго з розных бакоў. Калі аглядаю сістэму, я засяроджваюся на некалькіх рэчах: Яснае размяшчэнне. Я хачу, каб карыстальнікі хутка знаходзілі тое, што ім патрэбна. Калі ім патрэбна карта толькі для завяршэння асноўнай працы, сістэма патрабуе занадта шмат. Простыя праверкі Я хачу, каб праблемы выявіліся раней. Сістэма, якая хавае праблемы, толькі робіць наступную працу цяжэй. Лёгкае абслугоўванне Я хачу, каб каманды падтрымлівалі працу без вялікіх намаганняў. Невялікія выпраўленні павінны заставацца невялікімі. Пастаяннае выкарыстанне Я хачу, каб сістэма падтрымлівала штодзённую працу, не ствараючы новага болю. Гэта больш важна, чым мудрагелістыя абяцанні. Калі ўсё гэта спалучаецца, давер пачынае расці. Вось чаму для мяне важныя вынікі аўдыту. Аўдыты не замяняюць рэальнае выкарыстанне, але яны паказваюць, ці можа сістэма вытрымаць пільную праверку. Праходжанне 120+ аўдытаў кажа мне, што сістэма не пабудавана на здагадках. Гэта праверана шматкроць, многімі спосабамі, многімі вачыма. Я думаю, што пакупнікі часта задаюць няправільнае пытанне. Яны пытаюцца: "Што можа патрабаваць гэтая сістэма?" Я пытаюся: "Ці можа гэтая сістэма заставацца чыстай, калі праца становіцца занятай?" Гэта сапраўднае выпрабаванне. Калі вы хочаце сістэму, якой можна давяраць, я лічу, што правільны шлях просты: шукайце ясную структуру. Шукайце ўстойлівыя вынікі. Шукайце запісы аглядаў, якія паказваюць рэальныя чэкі. Шукайце каманду, якая гаворыць адкрыта і не хаваецца за гучнымі словамі. Вось як я ацэньваю сістэму. Чыстая. Ясна. Гатовы да штодзённага выкарыстання. Калі вы стаміліся ад інструментаў, якія ствараюць больш працы, чым вырашаюць, я разумею гэта пачуццё. Я бачыў, колькі часу губляецца, калі сістэме цяжка давяраць. Я таксама бачыў, наколькі больш гладкая праца, калі ўстаноўка чыстая і праверкі ўжо на месцы. Гэта розніца, якую я шукаю.

Я ведаю, як хутка аўдыт можа ператварыцца ў стрэс. Адзін адсутны файл, адзін незразумелы запіс, адзін невялікі прабел у працэсе, і ўвесь агляд пачынае здавацца цяжкім. Я бачыў, як каманды спяшаюцца, здагадваюцца і ладзяць рэчы ў апошнюю хвіліну. Звычайна гэта прыводзіць да доўгіх начэй, большай колькасці хаданняў наперад і назад і шмат клопатаў. Мой падыход просты: я ствараю сістэмы, гатовыя да аўдыту, якія лёгка кантраляваць, правяраць і працягваць выкарыстоўваць. За мінулую працу, якую я падтрымліваў, працэс прайшоў больш за 120 праверак. Гэта не значыць, што кожны выпадак аднолькавы, і я ніколі не абяцаю ідэальнага выніку. Гэта азначае, што я ведаю, што шукаюць групы агляду, і я ведаю, дзе звычайна выяўляюцца праблемы. На чым я засяроджваюся: - дакладныя запісы, якія лёгка знайсці - чысты дакументаабарот ад пачатку да канца - простыя праверкі перад любым аглядам - ​​дзеянні супрацоўнікаў, якія не залежаць ад памяці - хуткія выпраўленні слабых месцаў, якія я выяўляю на ранняй стадыі. Я звычайна пачынаю з прагляду бягучай налады. Я задаю некалькі асноўных пытанняў: - Дзе захоўваецца дакументацыя? — Хто іх абнаўляе? — Чаго не хапае? — Што прапускаюць, калі праца напружана? Гэтая частка мае значэнне. Я бачыў, як кампанія губляе гадзіны з-за таго, што тры чалавекі вялі адзін журнал трыма рознымі спосабамі. Справа была не ў самой праверцы. Справа была ў працэсе. Невялікі прыклад: кліент аднойчы прыйшоў да мяне з кучай файлаў, змяшанымі датамі і без дакладнага следу перадачы. Каманда думала, што аўдыт праваліцца. Я дапамагаў ім сартаваць запісы, выправіць правілы наймення і ўсталяваць адзін просты этап праверкі перад адпраўкай. Наступны агляд прайшоў значна больш гладка, і супрацоўнікі сказалі, што адчувалі значна меншы ціск. Вось такія змены мне падабаюцца. Мой метад пабудаваны вакол практычных крокаў: - ачысціць структуру файла - усталяваць адзінае правіла наймення для ўсіх запісаў - захаваць аднаго ўладальніка для кожнай задачы - праглядаць элементы высокай рызыкі перад адпраўкай - весці кароткі кантрольны спіс, які супрацоўнікі могуць выкарыстоўваць кожны дзень Я таксама клапачуся пра тое, як гэты працэс адчувае каманда. Калі сістэма занадта жорсткая, людзі перастаюць ёй карыстацца. Калі крокі занадта доўгія, памылкі растуць. Калі фармат занадта вольны, агляды становяцца бруднымі. Я аддаю перавагу простым інструментам, з якімі людзі сапраўды могуць паспяваць. Менавіта гэта дапамагае камандзе быць гатовым не толькі да адной праверкі, але і да наступнай. Калі зараз вы сутыкаецеся з ціскам аўдыту, я б пачаў тут: - збярыце ўсе ключавыя запісы ў адным месцы - выдаліце ​​дублікаты і старыя версіі - праверце даты, імёны і падпісанні - пазначце ўсё, што незразумела - перабудуйце працэс, каб наступнае абнаўленне было прасцей. Маё меркаванне простае: важкія вынікі аўдыту звычайна пачынаюцца задоўга да пачатку праверкі. Я не спадзяюся на вялікія прэтэнзіі. Я спадзяюся на чыстую працу, пастаянныя праверкі і працэс, які вытрымліваецца, калі ціск расце. Калі вы хочаце, я магу дапамагчы вам сфарміраваць вашу бягучую наладу ў нешта гатовае да аўдыту і лёгкае ў кіраванні. Па любых пытаннях адносна зместу гэтага артыкула звяртайцеся да lanling: mr.yin@bluecollarwatertreatment.com/WhatsApp 13813026198.

Майкл Тэрнер 2022 Гатовы аўдыт Аперацыі для інспекцый пад высокім ціскам Сафі Чэн 2021 Стварэнне чыстых запісаў для бесперабойнага агляду адпаведнасці Дэніэл Брукс 2023 Як каманды захоўваюць спакой падчас праверкі сістэмы Эмілі Картэр 2020 Практычныя метады падрыхтоўкі да дня інспекцыі Роберт Хэйз 2024 Захоўванне дакументаў у яснасці і прасочванні ў паўсядзённай працы Лінда Надзейныя сістэмы Foster 2021, якія праходзяць паўторныя праверкі